Commerciële offerte: van scenario tot geaccepteerde opdracht

​

Offerte maken vanuit een scenario

Ga naar het tabblad Scenario’s in het dossier. Zodra minstens één scenario berekend is, verschijnt de knop Maak offerte.

1. Scenario(‘s) selecteren: Kies één of meerdere berekende scenario’s (bijvoorbeeld Basis, Advies of Premium) die u als opties in de offerte wilt opnemen.
2. Producten & werkzaamheden toevoegen: Vink optioneel producten, installatiewerkzaamheden en meerwerk aan uit uw productcatalogus.
3. BTW en korting per regel instellen:
   • BTW-categorie: Selecteer per regel het juiste BTW-tarief (BTW 21% algemeen, BTW 9% verlaagd, BTW 0% zonnepanelen woning, BTW verlegd of Vrijgesteld). Eén offerte kan moeiteloos verschillende BTW-tarieven combineren.
   • Korting: Voeg optioneel een korting per regel toe, instelbaar als percentage (%) of vast bedrag (€).
   • Prijsaanpassing: De catalogusprijs geldt als startpunt, maar kan per offerte direct worden aangepast.
4. Opmerking & Geldigheidsdatum: Voeg desgewenst een toelichting voor de klant toe en stel de geldigheidsduur in.
5. Klik op Offerte aanmaken.

De offerte krijgt automatisch een uniek volgnummer (OFF-2026-0001) en start in de status Concept.

---

​

Offerte samenstellen en controleren

Na het aanmaken verschijnt de interactieve Offerte-statusbalk bovenaan het dossier. Zolang de offerte in status Concept of Advies gereed staat:

• Kunt u via Offerte bewerken te allen tijde de gekozen scenario’s, offerteregels, prijzen, kortingen en BTW-tarieven aanpassen.
• Stelt u het Klanttype en Verkoopkanaal in voor de automatische herroepingsrecht-bepaling.
• Kunt u via Preview het document vooraf bekijken zoals de klant het te zien krijgt.

---

​

Klanttype en verkoopkanaal (Bedenktijd)

Voor elke offerte stelt u de juridische context in:

• Klanttype: Consument of Zakelijk.
• Verkoopkanaal: Online, Huisbezoek, Huisbezoek met later akkoord via de klantlink, of Anders.

EnerCalculatie toetst deze combinatie automatisch aan de wetgeving rondom koop op afstand en buiten de verkoopruimte:

• Bedenktijd van toepassing (14 dagen): Wordt direct getoond wanneer het wettelijk herroepingsrecht van toepassing is.
• Geen bedenktijd van toepassing: Bij zakelijke klanten of specifieke verkoopkanalen.
• Juridische beoordeling vereist vóór verzending: Verschijnt bij complexe combinaties. De pre-flight check blokkeert verzending totdat de situatie is verduidelijkt.

---

​

Pre-flight-check vóór verzending

Voordat een offerte naar de klant kan worden verzonden, voert EnerCalculatie automatisch een pre-flight-check uit. Deze controleert of alle verplichte onderdelen compleet en juridisch sluitend zijn:

• Klantgegevens: Naam, adres en contactgegevens van de klant.
• Bedrijfsgegevens: Vestigingsadres, KvK-nummer, BTW-nummer, contactpersoon en IBAN uit uw Bedrijfsprofiel.
• Financiële specificatie: Geldige prijzen, BTW-categorieën en een niet-verlopen geldigheidsdatum.
• Actieve algemene voorwaarden: Er moet minimaal één actieve versie van de Algemene voorwaarden zijn ingesteld.
• Juridische classificatie: Klanttype en verkoopkanaal moeten zijn ingevuld en vrij zijn van blokkades.

Ontbreekt er een onderdeel? Dan toont het systeem direct een duidelijke melding met het ontbrekende punt, zodat u dit direct kunt aanvullen.

---

​

Offerte versturen

1. Klik op Markeer als advies gereed.
2. Klik op Versturen naar klant.
3. In het bevestigingsvenster controleert u de samenvatting (ontvanger, offertebedrag incl. BTW, geldigheidsdatum en gekoppelde voorwaardenversie).
4. Klik op Definitief verzenden.

​

Wat gebeurt er bij verzending?

• Document-snapshot (bevriezing): De offerte, prijzen, BTW-specificaties, scenario-uitkomsten en de actieve voorwaardenversie worden als onveranderlijke momentopname vastgelegd. Latere wijzigingen in het dossier of de catalogus hebben géén invloed meer op deze offerte.
• E-mail notificatie: De klant ontvangt een professionele e-mail met een directe knop naar de offerte en (indien ingeschakeld) de PDF-algemene voorwaarden als bijlage.
• Klantlink & PDF: De knoppen Klantlink kopiëren en PDF downloaden worden direct beschikbaar in het dossier.

---

​

PDF & Klantweergave

​

Offerte-PDF

De gegenereerde PDF bevat:

• Uw bedrijfslogo en volledige bedrijfs- en betaalgegevens (IBAN/BIC).
• Offertenummer, offertedatum en vervaldatum.
• Duidelijke specificatie van de gekozen scenario’s (investering, jaarlijkse besparing, terugverdientijd).
• Categorie-totalen en meerwerkregels met heldere BTW-uitsplitsing (tarief, grondslag, BTW-bedrag).
• Uw vaste PDF-voettekst en toepasselijke algemene voorwaarden.

​

Klant bekijkt en beslist online

De klant opent de beveiligde link zonder in te hoeven loggen:

• De klant ziet het volledige voorstel en de algemene voorwaarden.
• Om te Accepteren moet de klant verplicht het vakje “Ik heb de algemene voorwaarden gelezen en ga akkoord” aanvinken.
• De klant kan ook Afwijzen, optioneel voorzien van een reden of toelichting.
• De beslissing wordt tijdgestempeld geregistreerd in het auditlogboek (inclusief IP-adres, tijdstip en voorwaardenversie).

---

​

Herzieningen en statushistorie

Moet een reeds verzonden of afgewezen offerte toch worden aangepast?

• EnerCalculatie legt elke statusovergang vast in de statushistorie (wie, wanneer en welke statuswijziging).
• Bij het bewerken van een verzonden offerte ontstaat automatisch een nieuwe herziening (revisie). Zo blijft de oorspronkelijke offerte juridisch traceerbaar en ontstaat er een heldere versietrap.

---

​

Werkvoorbereiding vanuit een geaccepteerde offerte

Zodra een offerte de status Geaccepteerd heeft, sluit het tabblad Werkvoorbereiding & Logistiek hier naadloos op aan:

• Uit offerte (vast): De geaccepteerde module-configuratie (aantal zonnepanelen, batterijcapaciteit, warmtepomp-type, gekozen diensten) wordt 1-op-1 overgenomen uit de offerte-snapshot.
• Actueel pand (live): Fysieke pand- en montagegegevens (daktype, hoofdzekering, aansluitwaarde, benodigd klimmaterieel) blijven live gekoppeld aan het dossier. Eventuele nacalculaties of schouwcorrecties kunnen hierdoor worden aangepast zonder de commerciële offerte aan te tasten.